コラム

 公開日: 2014-05-13  最終更新日: 2014-05-16

メールにファイルを添付するときのマナー

添付ファイルのサイズが大きいと

・お客様のメールサーバの設定などにより未達になる可能性があります。
大きめのファイル(おおむね3MB超)を送るときは事前に連絡してから送るようにしています。

・ファイル転送サービスの利用
登録するだけで無料で利用できるファイル転送サービスがいくつもあります。
ファイルサイズがGB単位になるときは、こうしたサービスを活用しています。
セキュリティの設定もできますし、受領メールも受け取れます。
メールのccのように、複数の相手先へ同時に送れるものもあるので
グループでプロジェクトを進めているときなどは便利です。

・ファイル共有サービスの利用
クラウドサービスの中には、特定のユーザーや一時的な相手とファイルを共有して
受け渡すことのできるものがあります。
セキュリティも設定できます。相手先がダウンロードを完了したら、ファイルを削除して
共有の設定も解除します。

ファイル数が多いとき

・ファイル数が多いときはzipなどに圧縮します。
お客様がダウンロードして解凍するときも、フォルダ単位で格納されるので手間がかかりません。
必要に応じて、パスワードを設定します。個別に設定するより簡単に済みます。

お客様への配慮と気配りが基本

今回の内容はご存知のことが多いと思いますが、日常のやりとりではついおろそかになりがちです。
メールは相手への配慮・気配りが基本だということを忘れずに有効活用したいものです。

この記事を書いたプロ

唐沢トランスレーションサービス [ホームページ]

通訳・翻訳 唐沢浩一

群馬県吾妻郡中之条町大字中之条町1105-5 [地図]
TEL:0279-75-1319

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